我使用的时间管理工具

时间管理和任务(行为)管理常常被混为一谈,虽然两者有着很大的交集,目的也可以笼统概括为「提升效率」,但差别还是显而易见的——时间管理更关注时间使用的有效性,经典的套路一般包括记录时间、诊断时间、安排时间等步骤;而任务管理则聚焦于任务,一般包括列出任务、整理任务、安排任务等步骤,最经典的方法莫过于著名的GTD。

不过时间与任务确实是效率的两个支柱,时间管理和任务管理在实践的路径上又有很大的重合,理想地说,以GTD为基本的骨架,结合上时间的记录与诊断,就是非常全面的个人效率管理方法,但在日常的生活中,我往往犯懒,复杂的GTD软件如OmniFocus又常常把我吓到半死,久而久之,我最需要又能坚持下来的时间和任务管理工作只剩下了四件:日程安排(Calendar)、待办任务安排(ToDolist)、时间记录以及Deadline设置。

我使用的工具包括以下:

日程与待办任务

Event与Task、Calendar与ToDolist这两对概念经常被搞混,我的理解是Event更偏重于时间段的安排,它对应着Calendar,比如下午3点到4点间的会议;而Task更关注行为,更适宜对应ToDolist,比如给重要客户打一个电话。需要注意的是,一个事情是排入Calendar还是ToDolist和其重要性没有关系,打给重要客户的电话非常重要,但这个电话在时间段的占用上不显著,它需要的只是准水准点的一个提醒,所以它应该放入的是ToDolist。

对我最重要的Calendar工具是Google Calendar, 这无需过多的解释了,虽然除了Windows下,我极少登录它的Web页面。

在Mac下,我使用的Calendar工具是Fantastical,UI简洁美观、和Mac的风格浑然一体,而且操作和快捷键设计也非常舒适。它的IOS客户端我在iPhone上也曾长期使用。

在Andriod下,我则用Digical,此App是典型的Holo风格,界面和Widgets都十分简洁,虽然比起Fantastical仍欠精致,但在一众Andriod日历中仍属佳品,特别是它的Pro版提供了我最喜欢、但多数andriod日历都不提供月视图。

至于Todolist,我使用的是Any.Do,一则它同时支持了IOS、Andriod,并通过Chrome的插件通吃所有平台,二则我非常喜欢它极简的设计和良好的操作性,Clear的设计也非常优秀(操作性比Any.Do更好),不过在简而炫和简更简中间,我更喜欢简更简的Any.Do。

但让我爱上Any.Do的是他们上个月刚刚推出的日历软件Cal,一贯极简优秀的UI之外,更重要的是Any.Do通过Cal打通了Calendar和ToDolist,我可以在一个界面规划、查看、处理所有的Event和Task,而无需使用多个软件,因为Cal,我已经放弃了不算便宜的Fantastical for IOS。Andriod出身的Any.Do现在只推出了IOS版的Cal,我期待的Andriod版早日面世。

时间记录:

分两个环节,一是计时,二是记录。

计时我以前一直靠表,今年以来也尝试过两个app,一个是IOS下的iTrackMyTime,另一个是Andriod下Jiffy,应该说两个app在界面、操作、统计等方面都不错,但这类软件存在一个很大的问题,就是我很难保证在每个事件发生时我都能顾得上去找到合适的项然后点一下开始,而这不仅仅是软件做大跨了平台就能解决的,我用表计时欠缺的精确性靠它们并没有解决,反而缺了很多及时性。

记录环节,我早先使用的是Evernote,一年多前转向了DayOne,极简、支持Markdown,支持日历视图,后来增加的Hashtag让检索也变得非常便利,详细记录每天各项大小事情和花费的时间是很靠毅力的事情,DayOne让这件苦事增加了乐趣,让我到现在没有放弃的念头。

Deadline设置

IOS和Andriod上都有不少专门的Deadline工具,但我看了以后都没有使用的兴趣,孤立于Calendar和ToDolist的Deadline工具增加的使用负担可能超过它带来的效益,我现在使用Any.Do来设置Deadline,依事情的特点设置不同的提醒周期,虽不完美,也将将够用,